הכנה ותיעוד
קבלת ריהוט היא יותר מספירת קופסאות. הכינו תיק בדיקה לפני האספקה להשוואת דגמים, גימורים וכמויות להזמנה. רכזו אישור הזמנה, קודי מוצר, דוגמאות מאושרות ויעד לכל פריט. מנו אחראי קבלה. הבהירו מה המוביל או צוות ההתקנה יספקו וירכיבו ולמי פונים כשחסר פריט.
התחילו בתוויות האריזה ובנזק גלוי. הפרידו מוצרים לפי דגם במקום לפתוח הכול באקראי. מספר האריזות עשוי להיות שונה ממספר המוצרים: בסיסים ומשטחים יכולים להגיע בנפרד. קשרו כל בעיה גלויה לקוד מוצר, לתווית ולצילומים. פעלו לפי נהלי הדיווח והתיעוד של המוכר והמוביל. רשימה זו אינה מחליפה תנאי חוזה או זכויות החלות על העסקה.
בדיקה ומעקב
השוו את המוצר שנפתח לדגם ולקוד החומר שאושרו. בדקו מושב, גב, רגליים, חיבורים ומנגנון כוונון אם קיים. הרכבה וניסיונות שימוש חייבים להתאים להוראות היצרן. אין להכניס לשימוש פריט עם תנועה חריגה, מחברים חסרים או בעיית משטח שלא הוכרעה. הפרידו את הפריט וסמנו לאיזה כיסא או שולחן הוא שייך. בקשו תמיכה טכנית מתאימה לפני החלפת חלקים עצמאית.
סגרו את התיק בארבע רשימות: אספקות שלמות, חוסרים, סוגיות לבדיקה והרכבות שהושלמו. לכל נקודה פתוחה ציינו אחראי ותאריך מעקב. שמרו הוראות טיפול וחלקי חילוף מסומנים. סכמו עם המוכר אילו אריזות נשמרות או מפונות בלי לאבד פרטי זיהוי לפני סיום הבדיקות. כך הקבלה נעשית תהליך מתועד שבו נושאים פתוחים אינם נשכחים.
