Hazırlık ve kayıt
Döşeme seçimi birkaç kişi arasında konuşularak yapıldığında küçük tanım farkları büyük karışıklıklara dönüşebilir. Açık gri veya kum beji gibi ifadeler tek başına üretim için yeterli bir kayıt değildir. Seçilen malzemenin üretici veya koleksiyon adı, ürün kodu, rengi ve hangi modelde kullanılacağı açıkça yazılmalıdır. Aynı projede birden fazla kumaş varsa oturum, sırt ve diğer döşemeli parçalar ayrı satırlarda gösterilmelidir.
Numune onayından önce malzemeyi mekânın gerçek ışığında ve diğer yüzeylerle birlikte görün. Onay formuna numunenin kodunu ve tarihini ekleyin. Fotoğraf yararlıdır ama ekran renginin fiziksel kumaşla her zaman aynı olmayacağını dosyada belirtin. Fiziksel numune saklanabiliyorsa üzerine projeyi ve ait olduğu ürünü yazın. Hav yönü veya desen yönü gibi üretimi etkileyen ayrıntılar varsa bunları çizim veya numune yerleşimi üzerinde açıklığa kavuşturun.
Kontrol ve takip
Kullanım ve bakım bilgisini görsel onaydan ayrı tutmayın. Üreticinin ilgili kumaş için verdiği temizlik talimatını ve varsa teknik belgeyi isteyin. Belgedeki performans ifadesini farklı bir ürüne veya bütün koleksiyona otomatik olarak taşımayın. Alternatif kumaşın ancak yeniden onaylanarak kullanılacağını sipariş teyidinde netleştirin. Parti veya üretim farkları hakkında verilen bilgiyi kayıt altına alın. Karar veren kişinin adı ile onay tarihinin aynı dosyada bulunması, sonradan hangi seçimin geçerli olduğunu anlamayı kolaylaştırır.
Üretim öncesinde sipariş listesini onaylı numune dosyasıyla tekrar karşılaştırın. Model sayısı, döşeme alanı ve kumaş kodları birbirini tutuyor mu? Bir değişiklik yapılırsa eski notun üzerine belirsiz bir düzeltme eklemek yerine yeni sürüm ve tarih oluşturun. Hangi dosyanın yürürlükte olduğunu herkesin anlayabildiğinden emin olun. Bu yöntem kumaşın bütün koşullarda aynı görüneceğini garanti etmez; seçimin ne olduğunu, nasıl değerlendirildiğini ve hangi kayıtla üretime aktarıldığını anlaşılır hale getirir.
